办公自动化(OA: OFFICE AUTOMATION)就是采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据。一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。

　　企业办公自动化系统(企业OA)是企业应用软件体系的重要组成部分。

　　企业OA系统，顾名思义，就是主要面向企业级的办公应用软件系统。它不是象MS Office一样的桌面(个人)办公系统，而是主要着眼于企业的工作人员间的协同工作。

　　对于一个企业而言，不仅包括具体的生产、销售、采购过程，也不仅包括财务、人力资源等专项管理，而且同时有着大量的日常办公工作，有着大量不同职位、不同部门间的协同工作。企业办公自动化系统就是通过应用软件为企业的日常办公、协作提供支撑的平台。

　　要更准确地理解企业办公自动化系统(企业OA)，可以借助于分析它与其他相关概念的区别：
　      企业办公自动化系统(企业OA)的特点-与政务OA的差异　

　　　　企业办公自动化系统(企业OA)的特点-与ERP等系统的差异

　　　　企业办公自动化系统(企业OA)的特点-与桌面办公软件的差异
企业办公自动化系统(企业OA)通常包括以下主要部分：工作流、协同工作、知识管理、公文处理、行政办公等。有关办公自动化系统(企业OA)的典型功能，可参见：
　　　　企业办公自动化系统(企业OA)的典型功能
企业办公自动化系统(企业OA)经历了数代发展，目前形成了以工作流技术为核心、以B/S应用模式为主流、多种支撑平台并存的技术方向。

　　对于一个企业而言，成功实施企业办公自动化系统(企业OA)可以说是推动企业信息化发展的一条捷径（参见相关文章：企业OA－推动企业信息化的捷径）。关于如何成功地实施企业OA，请参见：

　　　　如何成功地实施企业办公自动化系统(企业OA)?

目录

• 企业办公自动化系统(企业OA)的特点-与政务OA的差异
• 企业办公自动化系统(企业OA)的特点-与ERP等系统的差异
• 企业办公自动化系统(企业OA)的特点-与桌面办公软件的差异
• 企业办公自动化系统(企业OA)的典型功能
• 对办公自动化的重新认识
• 工作流管理应该具备的主要功能

企业办公自动化系统(企业OA)的特点-与政务OA的差异

企业办公自动化系统(企业OA)与政务OA同为办公自动化系统，从技术上是一致的，从功能上也有很强的相似性。但由于应用领域、对象不同，两者也有着非常显著的差异。

　　从功能上讲，政务OA应该说是以公文为核心的。流程是围绕着公文运转服务的。这是与政府部门的工作特点相一致的。而企业OA则是以工作流为核心，以协同工作和知识管理为重点，公文只是其中一个平行的一项应用。

　　从特性上讲，政务OA更注重处理过程严格遵照政府部门的标准规范。而企业OA则随着每个企业的特点更注重从实际出发，更注重强调通过OA系统的实施改进企业流程。

　　从目标上讲，政务OA同样以提高效率和对日常工作进行更加有效的管理为目标。而企业OA除此之外更加看重加强企业的快速反应能力，增强知识共享与管理，从而提升企业在激烈的市场中的竞争能力。从这个意义上讲，企业OA不仅是作为一个工具来应用，而更重要的是作为企业增强盈利能力的一个重要手段。这才是企业OA与政务OA的最本质的区别。

企业办公自动化系统(企业OA)的特点-与ERP等系统的差异

企业办公自动化系统(企业OA)与ERP、SCM、CRM等系统都是企业应用软件系统的重要组成部分，都为提升企业信息化水平、增强企业竞争力起着重要作用。但它们之间也存在着显著的差异。

　　最基本的，就是它们功能不同。企业办公自动化系统(企业OA)着眼于协同工作、公文处理、文档管理、行政办公等。ERP着眼于企业的销售、采购、生产、库存、财务等过程及资源控制与计划，SCM着眼于与上下游的衔接，CRM着眼于客户关系的管理，等等。

　　更主要的，是它们的目标不同。可以说，ERP、SCM、CRM等系统更着重于企业的具体业务过程运作，而企业办公自动化系统(企业OA)更着重于企业的管理过程。前者是通过优化业务过程的效率来提高生产效率、提高资金使用效率、加强对财、物的管理等等，后者则是通过优化管理过程来提高企业的日常办公与决策效率、提高企业反应速度、决策能力、加强管理过程的规范性。

企业办公自动化系统(企业OA)的特点-与桌面办公软件的差异

企业办公自动化系统(企业OA)从名称上讲与办公软件有相近之处，从概念上讲象MS Office等桌面办公软件也是办公自动化的组成部分。但从企业办公自动化系统(企业OA)的典型概念上，与桌面办公软件有着很大的差异。

　　桌面办公软件应该说也是一种重要的办公自动化工具。但它们主要解决的是个人办公，面向的是个人工作效率的提高。虽然目前桌面办公软件也逐渐有一些协同工作的功能，但都还是简单的协作，而无法面向企业级的、复杂的工作流程与协同工作。

　　而企业办公自动化系统(企业OA)则主要面向的是企业整体办公效率的提高，其重点在于对跨岗位、跨部门的流程进行电子化处理，提高协同工作的效率与规范性，加强各部门间的知识共享，提高整体办公效率等等。

企业办公自动化系统(企业OA)的典型功能

企业办公自动化系统(企业OA)通常包括以下主要部分：工作流、协同工作、知识管理、公文处理、行政办公等。

　　工作流一般包括可以对流程进行配置的工具和能够自动运行的工作流引擎，通过工作流功能以电子化的方式实现企业的业务流程的网上运转。

　　协同工作：以工作流引擎为基础，为企业各部门员工提供了强有力的沟通手段。企业各部门可以在电子化的方式协同完成完整的业务流程，各环节可以有机结合，无缝衔接。对于各职位之间的协同工作情况可以进行有效控制。

　　知识管理：对企业内部的文档进行有序管理，提供强有力的检索功能和权限控制。

　　公文处理：公文处理是办公自动化中非常重要的组成部分。传统的OA系统往往以OA为核心，在现代以工作流为核心的企业OA中，公文也仍然占据重要地位。公文处理一般包括收、发文的管理、文件修改、审批，流程查看等，其中比较先进的功能包括基于Word的文件处理和痕迹保留、进展短信通知等。

　　行政办公：一般在企业办公自动化系统中均包括了企业日常行政办公的常用流程，如信息发布、会议管理、工作计划、会议室预定、出差申请、办公用品管理、财务报销、文件流程等，以帮助企业提高日常办公的效率。

对办公自动化的重新认识

可能是由于开发的门槛比较低吧，也或者是与企业的主要业务（比如：产品开发、财务、进销存及生产管理等）没有直接的关系，目前在企业的信息化工作中，大家对办公自动化系统似乎不屑一顾。

　但现在从我对办公自动化系统发展趋势的认识以及对企业实际需求的了解和感受来看，我并不认为办公自动化系统是可有可无的，我甚至认为对大多数企业来说反而应该优先考虑应用办公自动化系统。理由如下：

１．企业普遍存在着部门内和部门间的信息沟通和共享方面的问题；（需要一个信息交流和沟通平台）

２．在企业的运作过程中，存在大量的文档需要在不同的人员和部门间签核流转，特别是那些管理水平比较高、严格按照质量认证体系执行的企业更是如此；（需要一个灵活的工作流处理机制和协同办公系统）(相关内容：工作流应该具有哪些功能 易能协同办公系统-流程管理)

３．知识管理对企业来说，其作用已经越来越重要了。如何将企业员工头脑中的知识和经验尽快和尽可能地保留在公司的知识库中，提供多种形式的共享和转移，转化为企业的智力资源，这对于企业来说将是至关重要的；（需要建立企业的知识管理体系和系统）(相关内容：知识管理应该具有哪些功能 易能协同办公系统-知识管理)

４．企业领导做出决策需要及时获得来自各种渠道的信息和数据，包括企业外部的以及企业内部的各种信息。如何将这些信息资源做到有效利用并能很快发布给相关人员（当然包括各级领导）作为开展业务和做出决策的参考，也是企业非常重要和急需的需求；（需要有效的信息资源利用机制和整合信息的系统）

以上是从企业的应用需求来看，急切需要具备上述功能的办公自动化系统。

　另一方面，从我国企业信息化的曲折历程、投资效益以及目前的现状来看，也应该优先考虑应该办公自动化系统：

１．有效利用硬件网络系统和相应的资金投入。由于办公自动化系统可以涉及企业的每个部门的每个人员，所以对于那些已投入了很大的资金全面建立起了企业内部网络的企业来说，办公自动化系统的应用能充分发挥硬件网络资源的效率；

２．与应用类似ERP和PDM等软件系统相比，应用办公自动化系统不仅投入小，而且实施应用难度小，容易取得成功。对于我们的大多数企业来说，避开投入大、实施成功率很低的ERP等系统，先应用办公自动化系统将是一个明智的选择。特别是我国的很多企业对信息化的认识和基础很有限，办公自动化系统的普遍应用将很好的提高企业领导及员工对企业信息化的认识，提升企业信息化应用的基础。同时能增强大家对信息化应用的信心，以利于逐步应用更艰难的ERP等系统。

总之，综合来看，我觉得具有中国特色的企业信息化应用之路至少应该包括优先考虑应用办公自动化系统。

转载自：与派论坛

工作流管理应该具备的主要功能

几乎目前所有的办公自动化系统，都把流程化管理作为必不可少的重要部分，并且普遍采用了工作流技术来实现。工作流管理一般应该具备以下功能：

从使用角度：

　＊　表单的电子填报；

　＊　表单和事件在不同节点之间的自动流转；

　＊　根据不同业务要求，使用不同的流程；

　＊　流程的动态化，比如典型的根据报销金额的不同，相应转入不同人员审批；

　＊　灵活的签批功能，包括转发、抄送、批注等等；

从设计角度：

　＊　灵活的表单设计功能，一般应该可以自由地放置标签、文本字段、选择框、图片等等，好一些的产品还可以增加明细内容（比如，一个销售订单，包括订货方、日期等主表单中的内容，也要包括订货的明细项目，即明细行）。

　＊　灵活的流程设计功能：可以根据职务、岗位、角色等，灵活设计各种流转方式

从管理角度：

　＊　对于流程的监控、定时提醒等功能；

　＊　人员的审批权限控制；

　＊　代办（授权）功能：这是一个容易忽略、但非常重要的功能，如果一个人出差，可以将他的审批权限授权给其他人。



　以上主要是从对知识、文档的基本管理角度。然而，知识管理有更深刻的含义，就是不仅要电子化地管理企业的知识，而且要通过知识管理系统，推动企业知识的积累。因此，知识管理还应该具备另外的一些重要功能：

　＊　阅读统计：统计不同文档被阅读的次数，统计最受欢迎的文档等等；

　＊　知识贡献统计：统计各部门、员工贡献的文档的篇数等；

　＊　知识地图：将不同内容的文档根据不同主题组织起来，提供快速掌握相关领域内容的指南；

　＊　与其他功能的关联：与企业的客户信息、项目信息、业务流程等建立紧密的关系，可以方便地查找相关的内容。